En la actualidad, es casi una necesidad poder trabajar en remoto desde cualquier lugar. Esto era un objetivo a largo plazo para muchas empresas; sin embargo, se ha convertido en una intención inmediata debido a la pandemia que nos acontece. Ahora no quieren quedarse atrás, pues ven peligrar sus ingresos ante continuos cambios y restricciones.
Por suerte, gracias a la tecnología con la que se cuenta, es realmente sencillo poder adaptarse a las medidas del teletrabajo, siempre que la actividad de la compañía lo permita, pues aquellas cuyo trabajo sea manual no entrarán en el plan. Aún muchos tienen dudas, pero el teletrabajo ha venido para quedarse. Por ello, si eres una empresa o negocio y encajas en este perfil, desde ServidoreNube te aconsejamos que leas este artículo.
Ante las actuales restricciones a la movilidad, tener a los trabajadores en remoto supone una gran ventaja para muchos empresarios. Además, se evitan las inversiones que habría que realizar para adaptar los espacios físicos. Por este motivo, resulta lógico que se desplieguen los medios necesarios para utilizar el teletrabajo de una forma segura.
Claves para trabajar en remoto de manera protegida
Lo primero que debe comprobar el interesado al contratar el servicio es la seguridad que ofrece la plataforma con relación a la protección de datos. Como ya hemos comentado anteriormente en otros artículos, la Unión Europea posee una serie de leyes respecto a la confidencialidad de los datos que se suben a la nube. Por ello, este tipo de servidores y servicios que están en Europa son quizás los más seguros de contratar.
Una vez comprobada la seguridad y la protección de datos, existe otra serie de características que permitirán que las tareas diarias se lleven a cabo de una forma más eficiente, aunque las acciones y actividades no se estén llevando a cabo desde la oficina.
Centralización de los documentos para trabajar en remoto
Si los documentos solo están disponibles dentro de los servidores de la empresa, existe, por tanto, una dependencia de la localización física donde se hallan las oficinas, y esto es lo que se pretende evitar. Si toda la información y documentos de la empresa se encuentran centralizados en una plataforma accesible y se permite el acceso a sus trabajadores desde cualquier lugar, supondrá un primer paso para la liberación de la localización.
Esto servirá para que los responsables puedan comprobar el trabajo que están llevando a cabo sus trabajadores, enviar documentación a los clientes y solicitar informes sin necesidad de desplazarse. Es importante que la plataforma elegida sea segura y descentralizada, para que todos puedan acceder a sus “puestos de trabajo” sin necesidad de estar físicamente en un mismo espacio.
Características que debe tener el trabajo en remoto
Estos son los factores que se deben tener en cuenta a la hora de ofrecer a los empleados la posibilidad de trabajar en remoto. Es más sencillo de lo que parece, pero requiere de cierta inversión.
Archivos online multiusuario para trabajar en remoto
Esto implica que los usuarios deben tener la posibilidad de editar un archivo de manera simultánea y colaborativa. Lo mejor es que ahora ya se pueden editar desde la misma plataforma sin necesidad de realizar costosos pagos de licencias, pues con el teletrabajo el usuario puede acceder desde casa a toda la plataforma compartida.
Por ello, la centralización de archivos y descentralización de personas es la clave para conseguir un teletrabajo eficiente, que permita a la empresa seguir creciendo y a los trabajadores cumplir sus cometidos de una forma sencilla y eficaz.
Digitalizar las relaciones entre colaboradores y clientes
Realizar envíos a los clientes, compañeros y colaboradores es una de las tareas más habituales y por ello debe realizarse de una forma segura. En una empresa, enviar documentos mediante enlaces cada minuto es algo normal. Debido a las malas instalaciones internas de teletrabajo, estos han sido enviados a través de enlaces públicos, lo que supone un gran problema de seguridad para la empresa. Es imprescindible, pues, que los responsables creen espacios online de trabajo seguro.
Trabajar con archivos
La mayoría de los usuarios ya trabajan con archivos digitales. Por este motivo, resulta conveniente tener la opción de realizar diversas funciones dentro del mismo sistema con el que se trabaja. Algunas de las funciones más importantes son:
- Conversión de archivos a distintos formatos con un solo clic. Por ejemplo, de Word a PDF.
- Firmar documentos PDF con certificado digital dentro de la plataforma de trabajo.
- Envío rápido de documentos con un solo clic de ratón para agilizar los trámites.
- Historial de fácil acceso para poder acceder a toda la información con la que se trabaja.
- Permisos visibles para que los clientes y los departamentos puedan acceder y responder a lo que sea necesario.
- Autoguardado de los documentos cuando se están editando de manera online para no perderlos.
